« 体調と気力 | トップページ | ららぽーと横浜に行ったよ! »

Subject電報化

仕事でやり取りするメールは1日100通~200通、期末になればその倍は来る今日この頃だ。メールが多い理由のひとつには社内処理のシステム化がある。従来の書類申請をWebから行って、承認・稟議プロセスもシステム上で行われる。休暇届等の福利厚生から経理処理、その他もろもろの社内処理が全部対応。で、その際のワークフローはメールベースなのだ。

たとえばWebから出張申請をあげると、マネジメントに承認依頼のメールが送信される。そのメールにあるURLをクリックしてWebの承認ページに飛ぶわけだ。処理が終われば申請者に完了メールが送られてくる。もちろん却下もあるので油断できないよ。

で、こんなメールとそれに混じって普通のメールやら社内外のメルマガやらでもうわらくちゃ。ヒラの私ですら多いのだから、マネジメントが処理すべきメールの数は想像もつかない。それが故に下手をすると大切なメール、急ぎの処理が必要なメールをだしても見逃されてしまう危険性がある。

もちろん緊急処理してもらいたいメールには急ぎ(Urgent)のサインをつけるけど、そんなメールですら何十通もたまってるようなアリエナスな状態のマネジメント宛には、早く確実に処理してもらえるメールを書くテクニックが必要だ。

みなそれぞれに技をもっていると思うけど、私は要件を全部メールのSubjectに書いてしまう。といっても長いとメールボックスのSubject欄におさまらないから、簡潔に。たとえば【要処理:4/20 17時迄 XXXXXの判断請う】 とか【要返信本日中:4/20 17-19 xxxx会議 出席の可否ををお知らせください】とかね。てなわけで私の送信トレイになんだか電報みたいなSubjectがならんでいるのさ。

|

« 体調と気力 | トップページ | ららぽーと横浜に行ったよ! »

会社生活」カテゴリの記事

コメント

コメントを書く



(ウェブ上には掲載しません)




トラックバック

この記事のトラックバックURL:
http://app.cocolog-nifty.com/t/trackback/33364/14787415

この記事へのトラックバック一覧です: Subject電報化:

« 体調と気力 | トップページ | ららぽーと横浜に行ったよ! »