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イケてない会議

ブロードバンドや無線LANインフラの整備により会社のイントラネットに快適にかつセキュアにアクセスできるようになって久しい。このインフラの充実で電子会議が利用しやすくなり、場所・時間に捕らわれずに会議が召集できるようになった。身体さえ空いていればどこからでも会議に参加できるってとても効率的だ。とはいっても仕事の基本はフェイス・トゥ・フェイス。特にお客様や取引先の絡む場合はね。

会議って難しい。理想の会議は目的と課題が明確で、参加者に当事者意識があって準備も万端、チェアマンはばりばりと会議をひっぱって短時間にさくっと終わるメリハリのあるものだ。自分がチェアマンをやる際に心がけているのは、まず最初に会議のゴールを明確にし周知徹底する、意思決定に必要な材料(データおよびリソース)が揃っているか、揃っていない場合は揃う手段を策定する。会議終了10分前になったらラップアップを行い、決定事項と宿題と次回(あればね)の予定を明らかにして終了。議事録はその日のうちに送る...みたいなアタリマエな事項だ。

でもそんな会議ばっかりじゃないよね。特にゴールが明確でないブレインストーミング的な会議はメリハリのないグダグダ会議になってしまうことも多い。内容より会議を「した」という事実が必要な会議だってあることはよくわかってる。

でも本日でた会議はすごかった。急な予定がはいってしまった同僚に代わって代行出席したんだけど、船頭が誰もいないのだ。代行を引き継いだのが直前だったため少し遅刻したら、10人ほどいるメンバー(お客様、取引先および弊社社員)がみな腕組んで沈黙してるの(別に険悪な状況じゃなくって困ってるの)。会議を招集したチェアの人に当事者意識が無くってどうも進行がうまくない。参加後、ものの5分でフラストした私が途中から議事を進行したんだけど、なんせ代行出席、状況をみな把握してるわけじゃなかったので隔靴掻痒の感を味わった。

まあ、さまざまな思惑がからむ会議体のため、チェアに責を負わせるのがかわいそうな状況ということはわかるんだけどね。でもわざわざお客様・取引先にもご足労いただいたフェイス・トゥ・フェイスの会議なんだからせめて目的くらいははっきりさせておこうよ。そして準備事項があるのなら事前に徹底しておこうよ!と、これは自戒をこめてリマインド。


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